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联合国《采购指南》6.1修订版(四十一)

2021-12-07 10:32:40  来源:中国金融商报     编辑:LIZHENG

联合国《采购指南》6.1修订版(四十一)

11.4.3 订立新的长期协议

采购规划阶段应考虑长期协议的潜在需求。如果联合国项目事务署内的一个业务部门经历或预见到对标准服务或产品的持续需求,或经常需要紧急用品,则可以考虑订立长期协议。

IPAS采购部门必须在开始采购程序之前了解所有即将订立的长期协议,并在必要时就订立长期协议提供指导。由于长期协议涉及的时间较漫长,且需要前期和长期资源和专业知识才能有效地建立和管理,因此,应当简化创建长期协议的决定流程,将其提交给IPAS采购部门审批。长期协议应当说明以下要素:所需货物(服务)说明;长期协议类型和地理覆盖范围;各类别以往的支出以及计划支出;长期协议的预期时间;价格调整方法;长期协议的预期收益和风险;市场调查结果(潜在供应商数量、地点等);采购策略(招标方式、竞争类型、采购流程的时间表);可持续采购考虑因素;负责采购流程和合同管理的联合国项目事务署人员。

根据财务条例和细则的规定,长期协议是与承包商签署的书面文件,按照竞争性选择程序发布。因此,所有长期协议必须采用第6章所述的正式招标方法订立,但下列情况除外:在未使用正式招标方法的例外情况下订立长期协议。

在订立正式招标方法以外的长期协议时,招标文件必须明确以下内容:长期协议的类型和地理覆盖范围;有效期限;价格调整方法(如适用);授标方法(特别预计授标的供应商不止一家时)。

所有长期协议的订立必须由合同和财产委员会总部审查(见第9.4条“合同和财产委员会审查范围”),并经行政首席采购官批准。解释用途和适用性的指示必须与各订立的长期协议共同存在。

为了推进联合国项目事务署的可持续性目标,建议尽可能将功能相同但可持续性内容更多的替代产品纳入其中,例如,提高能源效率,以便向长期协议用户提供一系列更可持续的替代产品。

11.4.4 长期协议的期限

通常长期协议的有效期为一至三年。如果合同中有相关规定,且供应商履约令人满意(将在供应商绩效评估中记录,见第13.2条“供应商绩效监控”),所涵盖的货物和服务存在持续要求,长期协议可延长24个月。如果报价在目前的市场范围内,例如,信息技术设备的成本往往随着时间的推移而下降,此类延期可能不符合本组织的最大利益。超过该5年的最长期限必须在商业案例中概述,附带此等延期的必要证明,并经PG负责人事先批准。

长期协议可能包括价格调整机制,且该机制须在采购规划阶段加以考虑,在原始招标文件中加以规定,并纳入长期协议。以下审批程序适用于有年度价格调整规定的长期协议:如果价格涨幅低于10%,PA必须批准采购官员在文件注释中记录的加价;如果价格涨幅超过 10%,需经合同和财产委员会总部审核、行政首席采购官批准;在所有情况下,批准加价的理由必须记录并存档。

在下列情况下,长期协议修改之前,无需合同和财产委员会总部的审查:当此等调整是由于特定国家的修改、包装尺寸、方案、备件和同一品牌的后续型号的变化导致时,对长期协议中包含的项目进行调整。在此类情况下,不需要提交给合同和财产委员会总部,除非国家特定具体修改或后续型号的产品价格涨幅超过10%。发生此等情况无需在进行修订前提交合同和财产委员会总部审查,但并不能免除长期协议管理单位评估“修订中添加的项目是否符合技术要求、价格是否合理”的义务。

11.4.5 联合国实体长期协议的用途

请参阅第14.1.3条“联合国实体长期协议”。

11.4.6 基于长期协议的分订单

分订单是指根据现有长期协议签发的订单。分订单不受合同和财产委员会的审查和建议,但需要根据第2.5.2条表1中所述的门限值获得相关PA的批准。需要注意的是,累计金额原则不适用于分订单。当要求对分订单进行审批时,必须向PA提供一份解释性说明,以便于决策。如果授权人员已经批准了分订单,但由于未在现场而无法签署原始文件,则可以由任何PA签署。

除了确保PA拥有批准分订单所需的权限外,PA 还必须确保已遵循与长期协议适用性相关的指示。特别是,如果分订单是在二次招投标之后签发,PA必须确保没有超过长期协议中规定的最高价格;如果在没有二次招投标的情况下基于多供应商长期协议签发分订单(例如,当分订单依据 UN Web Buy Plus 目录中包含的产品时),则实现“物有所值”的目标;PA必须确定满足长期协议的任何具体条款,例如,存在分订单的最大值、每年的最高累计值等;如果由联合国项目事务署或其他联合国实体订立的长期协议是基于正式招标方法以外的方法,则PA必须在审查分订单时确认标准化、加速交付等有效的原因。分订单必须说明相关长期协议的详细信息,如长期协议参考号或便于将来参考的其他内容。

(未完待续,本文由财政部国库司翻译整理)

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